大象传媒

F酶r du reiser m氓 du:

• Vurdere om reisen er n酶dvendig?聽Du kan lese mer om UiB sin reisepolicy nedenfor.
• F氓 reisen godkjent av leder med budsjettdisponeringsmyndighet.听
• S酶ke om kredittkort ved behov.听Som hovedregel skal man bruke kredittkort ved reiser slik at man ikke har behov for reiseforskudd.听 UiB聽har聽kredittkortavtale med EuroCard. Dette er et kredittkort med firmaansvar, men utstedes i den ansattes navn. Det er ingen 氓rsavgift knyttet til kortet.听Kortet kan bare brukes til reiserelaterte utgifter for UiB.听
• Vurdere om du skal sende inn聽reises酶knad聽og eventuelt聽s酶ke om reiseforskudd. .

UiB har kredittkortavtale med Eurocard, og 酶nsker at alle ansatte som reiser i jobbsammenheng s酶ker om 氓 f氓 et slikt kredittkort. Dette er et kredittkort med firmaansvar, men utstedes i den ansattes navn. Det er ingen 氓rsavgift knyttet til kortet.

.

.听

Du kan bli trukket i l酶nn dersom du ikke overholder betaling av tilsendt kredittkortfaktura fra Eurocard.

Bruk av kredittkort

N氓r kortet brukes til 氓 betale reiser, blir du forsikret p氓 reisen. Registrer derfor kortnummeret p氓 din profil hos Berg-Hansen.

2. Klikk p氓聽Profil聽under START- menyen p氓 venstre side
3. Klikk p氓聽Kredittkort聽i kolonnen p氓 h酶yre side
4. Legg inn kredittkort

Du kan registrere kredittkortet i selvbetjeningsportalen. . Kredittkortet gj酶r det enklere 氓 bestille og gjennomf酶re jobbreiser. N氓r du har registrert聽kortet, kan du聽hente korttransaksjonene dine og legge dem inn i reiseregningen direkte.听Med ordningen Book now - pay later vil reisen f酶rst bli fakturert聽n氓r reisen er gjennomf酶rt. Dette skjer automatisk og du聽trenger ikke 氓 aktivere denne funksjonen. Det p氓l酶per et lite gebyr som du f酶rer p氓 reiseregningen. Ordningen gjelder ved bestilling inntil seks m氓neder f酶r avreise.听

Kortet skal kun brukes til dekning av reiserelaterte utgifter i forbindelse med jobbreiser og skal ikke brukes til private kj酶p. Faktura sendes til og betales av kortinnehaver, men UiB dekker fakturaen ved betalingsmislighold. I slike tilfeller inng氓s det avtale om trekk i l酶nn ved tildeling av kortet. Ved betalingsmislighold sperres ogs氓 kortet for videre bruk. Les mer om bruk av kortet i聽芦Retningslinjer for tildeling og bruk av kredittkort med firmaansvar ved Universitetet i Bergen(UiB) til bruk ved reisevirksomhet禄.

Kredittkort og reiseforsikring

Kredittkortet har flere brukersteder i hele verden og reiseforsikring er inkludert i kortet. N氓r du bruker kredittkortet p氓 hoveddelen av reisen og reisen foreg氓r med offentlig transportmiddel er du forsikret av kredittkortselskapet. Forsikringen gjelder p氓 tjenestereiser av inntil 90 dagers varighet. Forsikringen gjelder for kortinnehaver som er bosatt i Norden, og er medlem av Folketrygden eller tilsvarende ordning i det nordiske hjemlandet.

Som hovedregel skal man bruke kredittkort ved reiser slik at man ikke har behov for reiseforskudd.听Dersom man likevel skulle ha behov for reiseforskudd, m氓 man s酶ke om dette sammen med reises酶knaden i selvbetjeningsportalen.听.

UiB har avtale med reisebyr氓 Berg-Hansen, som dekker kj酶p av flyreiser, hotell, leiebil og tog, visumtjenester og tilrettelegging for gruppereiser.听UiBs rabatterte avtalepriser for fly og hotell er implementert i tjenesten. For visumtjeneste og tilrettelegging ved kurs/konferanse, blir tjenesten priset avhengig av omfang.

.听

Dersom det skal bestilles reise for en ekstern, m氓 dette gj酶res av en reisebestiller. Oftest er dette de samme som bestiller varer og tjenester ved hver enhet.

Gruppereiser

Ved bestilling av gruppereiser, kontakt Berg-Hansen:聽grupper@berg-hansen.no, tlf: 810 56聽810

Dersom gruppereisen skal betales med faktura skal godkjenningen av reisekostnaden dokumenteres. Dette gj酶res i bestillingssystemet (kontakt din innkj酶per). Selve reisebestillingen gj酶res direkte til Berg-Hansen, mens man i bestillingssystemet viser til reisebestillingen. Innkj酶psordre-nummeret聽ettersendes til Berg-Hansen som f酶rer dette p氓 fakturaen.

P氓 alle tjenester/bestillinger vil det p氓l酶pe et gebyr som f酶res p氓 reiseregningen.

Du registrerer din reiseregning i Selvbetjeningsportalen eller DF脴-appen. 聽Se v氓r hjelpeveiledning Hvordan registrere reiseregning?聽som viser trinn for trinn hvilken informasjon og vedlegg som er n酶dvendig for stegene ved innsending av reiseregning.

Reiseregning og utleggsrefusjon blir utbetalt to ganger i m氓neden. Se kj酶replan聽 under feltet 'reisekj酶ring (alle kunder)' for spesifikke datoer.听

.听

Retningslinjer for reiseregninger knyttet til EU-prosjekt

• Alle utlegg m氓 v忙re 'best value for money'聽og alle utlegg m氓 ha godkjent kvittering lagt til i reiseregningen. Dette gjelder ogs氓 kvittering p氓 kollektivtransport.听聽
• Reiser skal bestilles via Berg-Hansen.听
• Boarding kort skal legges ved i reiseregningen.听
• Dersom flybillett er bestilt via Berg-Hansen og dokumentert med kvittering for gjennomf酶rt reise, er det ikke n酶dvendig 氓 legge ved聽 boarding kort.听
• Reiseregningen m氓 merkes med form氓l og n酶dvendighet for prosjekt og hvis aktuelt WP (arbeidspakke).听
• Det m氓 legges ved bevis p氓 deltakelse og link til prosjektet.听

Representasjonsutgifter (middag/lunsj til gjester/andre involvert i prosjektet) er ikke en godkjent kostnad p氓 reiseregning, og skal bestilles gjennom bestillingssystemet. F酶lgende regler gjelder for EU prosjekt n氓r det gjelder representasjonsutgifter:聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽聽

• Lunsj og/eller pausemat kan dekkes for m酶tedeltakere dersom mat er n酶dvendig i forbindelse med et m酶te (selve m酶tet og deltakere m氓 oppfylle eligibility kriteriene i Grant agreement).听聽
• Middag er ikke en godkjent kostnad, og skal dekkes av den enkelte via diettsatser, eventuelt mat etter regning. I noen sjeldne tilfeller kan en middag dekkes som representasjonsutgift, for eksempel en middag p氓 et Kick-off m酶te der UiB er koordinator, men kun etter avtale med Project Officer.听
• Gaver er ikke godkjent kostand, og m氓 dekkes av andre finansieringskilder (f.eks toppfinansiering).听聽

Eksempler p氓 vedlegg:

• 滨苍惫颈迟补蝉箩辞苍听
• 笔谤辞驳谤补尘听
• Andre trykksaker fra arrangementet聽
• Kopi av presentasjonen som er holdt聽
• Bilder fra arrangementet聽
• 础驳别苍诲补听
• 惭酶迟别谤别蹿别谤补迟听
• Signert deltakerliste聽
• Arbeidspakke (VP)

Dersom du skal lede eller delta p氓 og tokt finner du her.听Avtalen gjelder for statsansatte som har sitt ordin忙re arbeid p氓 land, og som midlertidig utf酶rer tjeneste knyttet til sitt ordin忙re arbeide ombord p氓 skip p氓 tokt.听

.

.

Universitetet i Bergen har en reisepolicy som gjelder for alle ansatte ved UiB.

UiBs reisepolicy inneholder to聽hovedkomponenter:

• en sjekkliste for reiseplanlegger聽
• veiledende retningslinjer for聽prioriteringer av聽flyreiser聽聽

Vurdere alternativer

• Er denne reisen faktisk n酶dvendig?聽聽
• Kan reisen erstattes av videokonferanse?聽聽
• Kan jeg bruke et annet transportmiddel enn fly?聽聽
• Kan jeg droppe flyet en vei? Alle monner drar. Tog 茅n vei svarer til (nesten) halvering av utslippene p氓 reisen.听

Planlegge, prioritere og kombinere

• Kan flere korte reiser sl氓s sammen?聽
• Kan jeg gj酶re flere ting samtidig? Kanskje kan en sensor ogs氓 holde et seminar, eller聽 kanskje skal du og samarbeidspartneren uansett p氓 samme konferanse og kan legge聽 et m酶te samtidig?聽
• Kan jeg unng氓 氓 fly inn sensorer? Kanskje holder det med at 茅n sensor flys inn, mens en kan v忙re med via videokonferanse?

Minske klimafotavtrykket ved egne arrangement

• Interne m酶ter/seminarer skal v忙re kortreiste.听聽
• Unng氓 derfor 氓 legge interne m酶ter/seminarer til steder man m氓 fly til.听
• Vurder om Teams eller Zoom kan v忙re et alternativ.听聽

Veiledende sjekkliste for prioritering av flyreiser聽

Listen er en veiledning for den enkelte og enhetene i arbeidet med 氓 redusere utslipp fra聽reiser. Listen er satt opp for 氓 skjerme den faglige og strategiske aktiviteten, slik at reiser聽knyttet opp mot faglig aktivitet og reiser for 氓 ivareta universitets interesser gis prioritet. Det聽blir likevel opp til hver enkelt enhet 氓 gj酶re den endelige vurderingen av hvilke reiser som聽skal gis prioritet.

F酶lgende form氓l b酶r gis prioritet:

• N酶dvendige faglige reiser for datainnsamling聽
• Samarbeidsprosjekter hvor m酶ter ikke kan gjennomf酶res p氓 video e.l.听
• Presentasjoner p氓 konferanser聽
• Reiser for 氓 ivareta UiBs interesser p氓 ulike niv氓 (f.eks. m酶ter med Kunnskapsdepartementet, forhandlinger,聽strategim酶ter).