Hvordan registrere reiseregning
Her kan du se hvordan du f酶rer din reiseregning steg for steg i Selvbetjeningsportalen.
Main content
Dersom du har v忙rt p氓 en reise i jobbsammenheng m氓 du sende reiseregning senest 1 m氓ned etter at reisen er avsluttet. Her finner du en veiledning steg for steg til hvordan du kan fylle ut din reiseregning i Selvbetjeningsportalen/ DF脴-appen.听
听
Under alle trinn i Selvbetjeningsportalen vil du finne sp酶rsm氓ltegn (?) p氓 h酶yre side som du kan klikke p氓 for 氓 f氓 mer utfyllende informasjon.
Registrer reiseregning
N氓r du har logget inn i Selvbetjeningsportalen, velg 'Registrer reiseregning'.
Trykk knappen '+ Lag ny' for 氓 registrere en ny reiseregning.
Husk 氓 lagre reiseregningen din underveis n氓r den fylles ut. Du kan alltids hente frem utkast og fortsette ved en senere anledning. Det er ogs氓 mulig 氓 sjekke status for din reise igjennom hele prosessen. Les mer om de ulike status for din reise nedenfor under utbetaling.
Trinn 1: Reiserute
Fra 鈥� Til:听Legg inn tidspunktet for n氓r du starter og avslutter reisen
Form氓l: Form氓let med reisen m氓 fylles ut s氓 n酶yaktig som mulig. Skriv for eksempel navn p氓 seminar
Land/Region: Reisem氓l, for eksempel Norge
Sted: Reisem氓l, for eksempel Bergen
Velg riktig regulativ fra nedtrekksmenyen. Dette er de mest brukte typene:
- Dagsreise: dersom听reisen kun varer en dag, ingen overnatting
- Hotell: dersom听du bor p氓 hotell
- Hybel/Leil m/kok, Privat: dersom听du bor i en leilighet med tilgang til kj酶kken, f.eks. Airbnb eller privat
- Fly/Pensjonat/Brakke, Hyb. u/kok: dersom听du bor p氓 pensjonat eller lignende, uten tilgang til听kj酶kken
- Ferie/privat opphold: dersom听du kombinerer forretningsreise og ferie, legg til ny destinasjon, og registrer听ferieperioden som Ferie/privat opphold
Legg til nytt reisem氓l dersom听du har bes酶kt mer enn ett sted eller听du har hatt ulike typer overnatting
Kostnadsfordeling: Huk av 'Annen' og legge inn kostnadssted (8听siffer),听arbeidspakke (aktivitet (K5), her vil det normalt ligge inne en standard verdi kalt 'dummy'. Dersom det finnes en arbeidspakke p氓 prosjektet skal feltet fylles ut.听Delprosjekt nr/Arbeidsordre (K7)听(9 siffer).听Dersom du velger 'Standard'听benyttes kontering du er registert med
Trykk lagre
Fortsett til godtgj酶relser ved 氓 klikke p氓 knappen 'Trinn 2' for 氓 g氓 videre til godtgj酶relser.听
Trinn 2: Reisegodtgj酶relser
- Kostgodtgj酶relse: Dersom du har avtalt og har rett til kostpenger, m氓 du krysse av for dette. Sett deretter kryss p氓 de m氓ltidene du har f氓tt. Dersom听du har bodd p氓 hotell i Norge er frokost normalt inkludert. Da m氓 du krysse av for frokost uavhengig av om du spiser eller ikke.
- Nattillegg: Du har krav p氓 nattillegg dersom听du har overnattet privat. For eksempel dersom听du bor hos venner eller bekjente.
- Kilometergodtgj酶relse: Oppgi bruk av privat kj酶ret酶y. Bruk av privat bil skal v忙re avtalt p氓 forh氓nd, legg inn navn p氓 den som har godkjent dette.
Trinn 3: Utgifter
Velg riktig utgiftstype:
Hotell/overnatting: dersom du overnatter p氓 hotell eller AirBNB. Oppgi navn og adresse dersom du har bodd p氓 hotell
Flyreise: dersom du har reist med fly. Legg ved reisekvittering som viser reisedatoer, billettpris og betalingsm氓te (bekreftelse) samt boardingkort. Dersom du har en reisekvittering som viser reisestatus "reist/flydd" trenger du ikke legge ved boardingkort.
M氓ltider/frokost hotell: dersom听du ikke har kostgodtgj酶relse, men utlegg for mat
Kollektivtransport: dersom听du har reist med kollektivtransport
Taxi: skriv kort hvorfor taxi ble benyttet i stedet for kollektivtransport og legg ved spesifisert kvittering.
Dersom UiB eller andre har betalt fly eller hotell for deg direkte, skal du f酶re opp kostnaden under kostnadstypene som slutter p氓 "betalt av virksomhet". Kjenner du ikke pris/bel酶p, skriver du inn kr 0.
Alle utgifter m氓 dokumenteres med kvitteringer听som viser hva som er blitt kj酶pt og at det er betalt av deg. Dersom du legger ved f.eks. faktura eller bookingbekreftelse m氓 du ogs氓 legge ved betalingsbevis (f.eks. utsnitt fra bankutskrift).听
For EU prosjekter m氓 det v忙re kvittering p氓 alle utgifter (ogs氓 kollektivtransport).
Kostnadsfordeling: Velg 'F酶lger reisens generelle tilordning' dersom utgiften skal konteres p氓 en og samme. Dersom en utgift skal f酶res p氓 annen kontering m氓 du velge 'annen'.
Klikk ok for 氓 registrere dette utlegget. Registrer de andre utleggene du har hatt p氓 tilsvarende m氓te.
Trinn 4: Legg til vedlegg听
Dersom du 酶nsker 氓 legge til flere vedlegg听som for eksempel tildelingsbrev, invitasjon eller annen dokumentasjon p氓 at reiseregningen skal dekkes av UiB听kan du laste de opp under 'Generelle vedlegg' '+Legg til vedlegg'听听听
Trinn 5: Kontroll og innsending
I kommentarfeltet kan du skrive inn eventuell utfyllende forklaring/merknad til reisen din.听听
Trykk "Lagre" slik at reiseregningen lagres.听G氓 til innsending.
Kontroll茅r reiseregningen f酶r du sender den inn ved 氓 klikke p氓 prikkene nederst i h酶yre hj酶rnet for 氓 f氓 opp menyen. Velg 'Vis slipp' for 氓 se hele reiseregningen.
N氓r reiseregningen er ok klikker du p氓 'Send'.
Reiseregningen blir n氓 sendt til kontroll og godkjenning. Du kan se status p氓 reiseregningen i oversikten. Det er ogs氓 mulig 氓 sjekke status for din reise igjennom hele prosessen. Les mer om de ulike status for din reise nedenfor under utbetaling.
V忙r oppmerksom p氓 at reiseregningen kan bli sendt i retur til deg dersom det er behov for flere opplysninger. Etter du har gjort endringer i reiseregningen m氓 du sende den inn p氓 nytt.
Utbetaling听
UiB har utbetaling av reiseregninger to ganger i m氓neden. Normalt vil pengene v忙re utbetalt etter ca. 茅n m氓ned.听
Du kan enkelt se status p氓 dine reiseregninger i Selvbetjeningsportalen under Registrer reiseregning:听
- Utkast: Reiseregningen er ikke sendt inn听
- Sendt: Reiseregningen er sendt til godkjenning听
- Godkjent: Reiseregningen er godkjent 听
- Utbetalt: Pengene er utbetalt til din konto
Reiseregning blir utbetalt to ganger i m氓neden. Se kj酶replan听 under feltet 'reisekj酶ring (alle kunder)' for spesifikke datoer.听
.听
Slik leverer du reiseregning i Selvbetjeningsportalen:
.
.
Slik leverer du reiseregningen i DF脴-appen:
.
