大象传媒

I prosessen behov til betaling (BTB) skal du som kostnadsgodkjenner听godkjenne innkj酶psforesp酶rsel f酶r bestilling sendes til leverand酶r. Du b酶r be dine medarbeidere om 氓 klarere innkj酶p p氓 forh氓nd og registrere innkj酶psforesp酶rsel i god tid. Da听vet du hva som kommer til godkjenning, og leverand酶ren f氓r rimelig tid til 氓 levere varen. Du m氓 ogs氓 godkjenne faste innkj酶psavtaler (eksempel serviceavtaler).听

Dersom universitetet har inng氓tt en rammeavtale som dekker behovet, skal denne benyttes. Ved kj酶p over 100 000 NOK听 eks. mva, uten tilknyttet avtale eller rammeavtale, skal Seksjon for innkj酶p kontaktes i forkant.

Som kostnadsgodkjenner skal du kontrollere at:

• det er budsjettmessig dekning for utbetalingen (rett konto, koststed, delprosjekt og merverdiavgiftskode).
• disposisjonen er 酶konomisk forsvarlig.
• kj酶p over 100.000 NOK eks. mva har en avtale tilknyttet听seg.

Varsling听om oppgaver

N氓r du mottar nye oppgaver听til godkjenning kommer disse opp i oppgavelisten din i Unit4, i tillegg til at du f氓r varsel p氓 e-post.

Dersom du mottar fakturaer via funksjonaliteten "Inform茅r" i Unit 4, vil du imidlertid ikke motta noe varsel p氓 e-post.听Du b酶r sjekke om du har mottatt nye听oppgaver daglig, da det ikke blir sendt ut noen varsel p氓 e-post eller lignende.

滨苍苍办箩酶辫蝉蹿辞谤别蝉辫酶谤蝉别濒/叠别蝉迟颈濒濒颈苍驳

For bestillinger skal du kontrollere og godkjenne innkj酶psforesp酶rselen,听eller avvise den. Bestillingen g氓r ikke til leverand酶r f酶r du har godkjent, s氓听du har et ansvar for 氓 ikke forsinke leveransen.听Dersom du mener at det er noe feil med bestillingen kan du avvise den og skrive inn kommentar. Den g氓r da tilbake til innkj酶per som kan rette opp og sende til deg p氓 nytt.

Se instruksjonsvideo:听听

Faktura

Leverand酶rens faktura skal inneholde bestillingsnummer, og dersom den ogs氓 har avtalt bel酶p og det er foretatt varemottak g氓r den normalt direkte til betaling (det har v忙rt kvalitet i alle ledd). Dersom det er avvik mellom bestilling og faktura vil det komme en ny godkjenningsflyt inn i din oppgaveliste i Unit4. Dette gjelder ogs氓 for faktura hvor det ikke har v忙rt en bestilling i systemet, og for noen periodiske faktura.

Videresende faktura til annen BDM

Dersom du mottar fakturaer som som ikke skal godkjennes av deg (for eksempel egen mobilregning eller egne kj酶p), skal du sende fakturaen videre i systemet.听Det gj酶r du ved 氓 g氓 inn p氓 fanen "handlinger", og velge "videresend". For 氓 f氓 opp potensielle mottakere m氓 du trykke "space" (mellomrom) p氓 tastaturet ditt.

Brukerveiledninger

Kreditnota til kunde

For statlige virksomhet er det krav om godkjenning f酶r det kan sendes ut kreditnota til kunde. Du m氓 kontrollere kreditnota forslaget og godkjenne eller avvise dette i UNIT4 ERP.

Oppf酶lging av forfalte krav

I prosessen Fordring til innbetaling (FTI) vil du som kostnadsgodkjenner bli involvert i beslutningen om hvordan kunden skal f酶lges opp ved听manglende innbetalinger

Ved for eksempel ompostering av kostnader eller interne kostnadsbelastninger blir det laget bilag som m氓 godkjennes. Du henter听bilaget opp i Unit4 ERP under dine oppgaver. Er det budsjettmessig dekning for kostnaden, og denne er riktig kontert kan du godkjenne bilaget. Hvis ikke avviser du bilaget med kommentar, og det returneres til bilagsbehandler (attestant) for korreksjon.

Brukerveiledninger

• 听

Prosjekts酶knader skal godkjennes av instituttleder/leder med budsjettdisponeringsmyndighet. Det samme gjelder prosjektbudsjett og kostnader p氓 prosjektet.

Selve anleggsregistrering skjer i prosessene behov til betaling (BTB). For endring av anlegg m氓 du som kostnadsgodkjenner godkjenne disse i anleggsmiddel-prosessen.

Dette gj酶res i forbindelse med:

• Bytte posteringsdimensjonsverdi = endring av koststed eller delprosjekt
• Overf酶ring av anlegg til nytt eller eksisterende anlegg
• Nedskriving av anlegg
• Reversering av anleggstransaksjoner
• Salg av anlegg
• Utrangering av anlegg

Brukerveiledning

Leder med kostnadsgodkjennerrolle (BDM) har ansvar for at instituttets prosjektansatte p氓 EU-prosjekter fyller ut manuelle timelister, f氓r dem signert og arkivert. Ved signatur av timeliste bekrefter leder at timene er reelle og har sjekket de opp mot frav忙rsregisteret i SAP. Man kan ikke f酶re timer p氓 dager hvor man har ferie eller har annet frav忙r. Timelister skal signeres av den ansatte og leder med kostnadsgodkjennerrolle (BDM) m氓nedlig.听Se n忙rmere informasjon p氓 prosjekt酶konomi sidene.

Ved ferie og lengre frav忙r er det behov for at dine oppgaver kan utf酶res av en vikar. Denne m氓 p氓 forh氓nd v忙re registrert som bruker med godkjenningsrettigheter. Dette er omtalt p氓 side for tilganger, og . Du aktiverer selv din vikar gjennom menyvalg Din ansettelse - Aktiver dine vikarer i Unit4 ERP.听