大象传媒

Fremdriftsrapporten gjennomf酶res separat for veileder og ph.d.-kandidat. Fremdriftsrapportskjemaet utformes noe ulikt for veileder og kandidat, men er i stor grad utformet rundt de samme sp酶rsm氓lene.听Deler av unders酶kelsen gjennomf酶res ved 氓 krysse av svaralternativer og 氓 fylle ut enkel tekst. Det skal rapporteres om tilh酶righet til forskerskoler, hvorvidt man er forsinket, og 氓rsaker til dette. Det skal rapporteres om pliktarbeid, publisering, seminardeltakelse, utenlandsopphold og veilederforhold.听Andre deler av unders酶kelsen gjennomf酶res ved 氓 rapportere i fritekst.听Denne delen b酶r inneholde opplysninger om:

• progresjon i forskningsprosjektet
• progresjon i oppl忙ringsdelen
• eventuelle eksperimenter
• eventuelle feltarbeid
• eventuelle publikasjoner en har gjennomf酶rt i rapporteringsperioden

听

Hovedregelen er at alle ph.d.-kandidater som er registrert med studentstatus AKTIV i FS, og deres veiledere, skal rapportere. Det finnes unntak:

Ph.d.-kandidat

• Ph.d.-kandidater som har oppstartsdato etter 1.juli vil ikke motta e-post om rapportering (tas bort ved filtrering听i听rapportdatabasen)
• Ph.d.-kandidater som har levert avhandling f酶r medio september vil ikke motta e-post om rapportering (tas bort ved filtrering听i听rapportdatabasen)*
• Kandidater som er i sykepermisjon, f酶dselspermisjon eller lignende i rapporteringsperioden kan velge hvorvidt de vil rapportere
• Kandidater som skal levere midtveisevaluering i rapporteringssemesteret skal levere, men blir ikke bedt om 氓 fylle ut den tekstlige delen
• Ph.d.-kandidater som har levert avhandling etter medio september, men听f酶r frist for rapportering (1. november), kan velge hvorvidt de vil rapportere
• For ph.d.-kandidater som er i ferd med 氓 bli skrevet ut, men der endelig vedtak ikke er fattet, kan en e-post om fremdriftsrapportering medf酶re misforst氓else hos kandidaten. I slike tilfeller m氓 fakultetet foreta en vurdering om kandidaten skal fremdriftsrapportere. Ph.d.-koordinatoren kan fjerne kandidaten manuelt i rapportdatabasen

Veileder

• Hovedveiledere for听kandidater som har v忙rt i lovhjemlet permisjon i hele rapporteringsperioden, kan velge hvorvidt de vil rapportere

听

*Kandidater som har f氓tt underkjent avhandling, og vedtaket om dette er fattet, vil motta e-post om rapportering.

Alle ph.d.-kandidater og veiledere blir tilskrevet direkte p氓 e-post med egen lenke til skjema for fremdriftsrapportering. Veiledere f氓r tilsendt individuelle skjema for hver enkelt kandidat som han/hun er veileder for.

Skjema oppdateres for 氓 f氓 inn nye forskerskoler, samt fjerne forskerskoler som har blitt inaktive i l酶pet av det siste 氓ret. Endringer av spr氓klig og formmessig art kan ogs氓 forekomme mellom rapporteringsrundene. Fakultetene m氓 v忙re enige i foresl氓tte endringer.

Skjema utarbeides med obligatorisk svarkrav, det vil si at en m氓 ha besvart alle sp酶rsm氓l for 氓 kunne levere fremdriftsrapporten.

Det samme skjema brukes for kandidater innen den konvensjonelle ph.d.-utdanningen og ph.d.-utdanningen i kunstnerisk utviklingsarbeid. Et par sp酶rsm氓l er dedikerte til hver av disse to kategoriene av kandidater. Det er laget en "sp酶rsm氓lssti" for de to kategoriene, basert p氓 bakgrunnsinformasjon fra FS. 听

Skjema utarbeides i Surveyxact, et sp酶rreunders酶kelsesverkt酶y, hvor en administrerer utsendelse av skjema, purring og innsamling av skjema. Skjema for fremdriftsrapportering utarbeides p氓 norsk (bokm氓l) og engelsk for b氓de veiledere og ph.d.-kandidater.

听

Tidsplanen for hva som skal skje n氓r, vil bli endret noe fra 氓r til 氓r. Erfaring viser at valg av ukedager for utsending av e-poster og frister har innvirkning p氓 svarprosent. H酶stferie er en faktor man m氓 ta hensyn til.听Tidsfristen for innlevering av utfylt skjema, 1. november, vil derimot v忙re uendret. En oppdatert tidsplan for det gjeldende 氓r vil sendes ut til fakultetene i ePhorte i august.听

Grunnlag for identifisering av aktive ph.d.-kandidater og hovedveiledere ved utsendelse av fremdriftsrapporteringsskjema er hentet fra FS. Det er derfor avgj酶rende at data til enhver tid er oppdatert og kvalitetssikret av ph.d.-koordinatorene p氓 fakultetsniv氓.

Utplukk av data fra FS

• F酶lgende data p氓 ph.d.-kandidater hentes ut fra FS:
  • Fornavn
  • Etternavn
  • Tilh酶righetssted (institutt, fakultet)
  • E-post
  • Aktiv studierett med startdato
  • Registrert seg p氓 studentweb
  • Spr氓k (engelsk/norsk)
  • Navn hovedveileder
  • Levert avhandling
  • Tittel p氓 avhandling

听

• F酶lgende data p氓 veiledere hentes ut fra FS:
  • Fornavn
  • Etternavn
  • Tilh酶righetssted (institutt, fakultet)
  • E-post
  • Navn p氓 ph.d.-kandidat

Et filter luker bort de kandidater som har oppstartsdato etter 1. juli og kandidater som har levert avhandling innen en gitt dato听medio september.

Kvalitetssikringsarbeid av FS-data:

Kvalitetssikringsarbeidet starter ved f酶rste gangs registrering av ph.d.-kandidaten i FS.听Den semestervise ph.d.-registreringen kan fungere som en god kvalitetssikrer av innlagte data underveis. I ph.d.-registreringen f氓r kandidatene innsyn i informasjon som er registrert om dem selv. For fremdriftsrapporteringen har ph.d.-registreringen en viktig funksjon. Gjennom ph.d.-registreringen kan kandidaten gi informasjon om hvorvidt de er aktive, eventuelle听endringer i veilederforhold og gjeldende e-post-adresser. Det er derfor viktig at fakultetene s酶rger for at flest mulig kandidater gjennomf酶rer ph.d.-registreringen. Ved hjelp av FS-rapporten 728.001 kan fakultetene f氓 en oversikt over hvem som har ph.d.-registrert seg听og hvem som ikke har gjort dette. Hvis man 酶nsker 氓 purre,听sorterer man听"Kun studenter som ikke har bekreftet plan", h酶yreklikker听p氓 musen og f氓r opp valget "Send e-post". I neste bilde kan man fylle inn e-postemne og tekst. Man sender e-posten ved 氓 trykke Rapport. Hvis man听酶nsker 氓 utvide fristen for ph.d.-registrering, kan dette gj酶res b氓de for enkeltkandidater og for studieprogrammet. Se mer informasjon:

Mot slutten av september overf酶res data fra FS til rapporterdatabasen.听Ph.d.-koordinatorene m氓 s酶rge for at f酶lgende forhold er korrekt innen en n忙rmere angitt tidsfrist i denne perioden:

• Alle ph.d.-kandidater som skal fremdriftsrapportere m氓 ha studentstatus听AKTIV i FS
• Ph.d.-kandidatene m氓 ligge inne med riktig stedkode
• Alle ph.d.-kandidater og hovedveiledere m氓 ligge inne med minst 茅n e-postadresse i FS. E-postadressen(e) m氓 v忙re korrekt
• Registrere alle innleveringer i听Innlevering samlebilde i FS med den informasjonen som er tilgjengelig p氓 det aktuelle tidspunkt
• Hvis det er fattet vedtak om utskriving fra forskerutdanningen, m氓 kandidaten听samtidig avsluttes i FS
• Hvis det er endringer i hovedveilederforholdet, m氓 dette v忙re riktig registrert i FS

IT-avdelingen vil bidra i arbeidet med kvalitetssikring av data i FS. I begynnelsen/midten av september vil IT-avdelingen sende ut en oversikt over feilregistreringer og unormale forhold i FS. Ph.d.-koordinatorene retter opp forhold i FS basert p氓 denne oversikten.

Ph.d.-koordinatorene kan ogs氓 selv benytte f酶lgende rapporter i arbeidet med kvalitetssikring av data:听听听听

• Veiledningsforhold for student FS-rapport 732.001 (sorterer p氓 alle studentene som er knyttet til et enkelt program evt. sted)
• Veiledningsforhold for veiledere FS-rapport 732.002 (sorterer listen med utgangspunkt i veileder og antall kandidater pr. veileder)

听

Etter endelig frist for rapportering,听rundt 10.听november, overf酶res alle fremdriftsrapporter fra sp酶rreunders酶kelsesbase til en egen rapportdatabase hvor det legges til rette for bearbeiding i samlerapporter og uthenting av enkeltrapporter. Databasen er organisert med tilgangskoder slik at de enkelte brukerne logger inn med sitt UiB brukernavn og passord. Tilgangsoversikt styres fra Forskningsadministrativ avdeling. IT-avdelingen har ansvar for teknisk vedlikehold, drift og oppdatering av rapportdatabasen.

Bruk av rapportdatabase

Grunnlagsdata hentes fra FS til database. Dette for 氓 klargj酶re listene over ph.d.-kandidater og veiledere f酶r de lastes over i sp酶rreskjemaverkt酶yet Surveyxact. Surveyxact brukes kun til 氓 lage sp酶rreskjema til fremdriftsrapportering samt foreta innsamling av fremdriftsrapportene. I rapportdatabasen legges alle utfylte fremdriftsrapporter fra veiledere og kandidater, og knytter disse til grunnlagsdataene fra FS. Denne overf酶ringen av rapporter fra Surveyxact til rapportdatabase gj酶res kun 茅n gang, etter at siste frist for rapportering er g氓tt ut i midten av november.听听

Enkeltrapporter og samlerapporter - hvem skal ha tilgang?

Rapportdatabasen er organisert slik at kun brukere med tilgang, organisert i et hierarkisk system etter stedkode, har rett til 氓 lese rapporter fra den aktuelle enheten. Fakultet og institutt definerer selv hvem som skal ha tilgang. Basen er et verkt酶y hvor faglig ledelse og administrativt n酶kkelpersonell f氓r tilgang til samlerapporter og enkeltrapporter.

Tilgang til enkeltrapporter gir tilgang til 氓 lese rapportene slik de er levert. Man kan ogs氓 se de enkelte svarene samlet, der man kan klikke seg inn og se hvem som har svart hva. Av personvernhensyn b酶r kun to-tre personer pr enhet ha tilgang til enkeltrapportene. Ved stor ettersp酶rsel etter innsyn i enkeltrapportene b酶r en legge til rette for at en del brukere heller f氓r tilgang til samlerapporter for den gjeldende enheten.

Samlerapporter er aggregerte data som viser hvor mange som har svart hva. Personer som kun har tilgang til samlerapporter f氓r ikke mulighet til 氓 knytte disse rapportene til individ.听 Instituttene vil kun f氓 tilgang til samlerapporter p氓 eget institutt. I instituttenes samlerapporter er det forholdstall som viser hvordan instituttet ligger an i forhold til fakultetet samlet.听

Fakultetsniv氓et vil ha tilgang p氓 samlerapporter for alle instituttene ved fakultetet.

Samlerapportene听gir听f酶lgende informasjon:

• Hvor mange har levert fremdriftsrapport, hvor mange har ikke: veileder/kandidat
• Hvor mange av de som har levert/ikke levert har ph.d.-registrert seg
• Enkeltrapport: matche veileders og kandidats rapport inkl tekstfelt

Kandidater

• Totalrapport p氓 institutt og fakultetsniv氓 med sp酶rsm氓l som inng氓r i unders酶kelsen (uten tekstfelt)
• Kryssrapporter p氓 forsinkelser og forn酶ydhet med veiledning
• Kryssrapport p氓 氓r og m氓ned for levering
• Kryssrapport p氓 forskerskole og forsinkelser
• Kryssrapport forskerskoler og forn酶ydhet med veiledning
• Kryssrapport p氓 progresjon og forsinkelse
• Hvem som 酶nsker oppf酶lgingssamtale

Veiledere

• Totalrapport p氓 institutt og fakultetsniv氓 med de sp酶rsm氓l som inng氓r i unders酶kelsen (uten tekstfelt)
• Kryssrapporter p氓 forsinkelser og forn酶ydhet med veiledning
• Kryssrapport p氓 progresjon og forn酶ydhet med veiledning
• Kryssrapport p氓 氓r og m氓ned for levering

Kandidater og veiledere

• Rapport om leveringsdato: samstemmighet i forhold til veiledere og kandidater
• Rapport om oppfatning av progresjon: samstemmighet i forhold til veiledere og kandidater

Etter at unders酶kelsen er teknisk stengt, vil det听kunne v忙re kandidater og veiledere som 酶nsker 氓 levere fremdriftsrapport. I slike tilfeller vil FIA anbefale f酶lgende rutine:
Be kandidaten/veilederen bruke RTF-dokumentet som ligger nederst p氓 siden. Det skal v忙re mulig 氓 skrive i dette formatet.

Legg merke til at enkelte av sp酶rsm氓lene gjelder for kun 茅n av kategoriene, enten kandidater og veiledere i den konvensjonelle ph.d.-utdanningen eller kandidater og veiledere innen kunstnerisk utviklingsarbeid. Dette skal fremg氓 i RTF-dokumentet.

Kandidaten/veilederen sender s氓 dokumentet til ph.d.-koordinatoren p氓 det gjeldende institutt eller fakultet. Oversendingen av dokumentet b酶r skje i fysisk format, av hensyn til faren for spredning av personsensitive data. Det fysiske dokumentet g氓r p氓 rundgang til听stab p氓 institutt听og fakultet听som听skal ha tilgang til rapporten. Dokumentet skannes i ePhorte p氓 kandidatens mappe, og unntas offentlighet etter gjeldende regler.听听

听

Oppf酶lging av ph.d.-kandidater og veiledere er et ansvar som prim忙rt ligger p氓 grunnenheten. Ved enkelte fakultet vil dette v忙re et fakultetsansvar. I det f酶lgende presenteres like fullt noen fremgangsm氓ter for bruk av samlerapporter og oppf酶lging av ulike kategorier kandidater i etterkant av fremdriftsrapporteringen. Enkeltrapportene generelt og samlerapportene spesielt gir mulighet for raskt 氓 identifisere grupper av ph.d.-kandidater som har behov for umiddelbar oppf酶lging etter at fremdriftsrapporteringen er over. Dette gjelder b氓de kandidater som er sykmeldt, finansiering som er g氓tt ut og ph.d.-kandidater som 酶nsker en egen oppf酶lgingssamtale.听

Oversikt over manglende rapportering

Samlerapporten med liste over hvem som ikke har levert fremdriftsrapport indikerer fort hvem fakultet/institutt b酶r kontakte for 氓 avklare hvorvidt kandidaten fortsatt er aktiv i forskerutdanningsl酶pet eller hvorvidt veilederen fortsatt fungerer som veileder. Dette kan v忙re viktige moment for oppf酶lging. Ph.d.-forskriften krever at b氓de veileder og kandidat rapporterer 氓rlig om fremdriften. Det kan v忙re et grunnlag for tvungen avslutning av forskerutdanningsl酶pet og muligheten til 氓 veilede om en ikke leverer fremdriftsrapport. Dette m氓 fakultet/institutt vurdere individuelt, men det er viktig at manglende rapportering f酶lges opp.

Oppf酶lging av forsinkede kandidater

Ph.d.-kandidater som anser seg selv som forsinket,听b酶r f酶lges opp med听m氓lrettede tiltak听for 氓 forhindre ytterligere forsinkelse i progresjonen. Forsinkede kandidater kan ogs氓 v忙re kandidater med sykmelding, permisjoner eller utg氓tt finansiering, og disse b酶r f氓 oppf酶lging individuelt.

Oppf酶lging av sykmeldinger, permisjoner

Oppf酶lging av ph.d.-kandidater i sykmelding eller i permisjon gj酶res i henhold til regul忙r oppf酶lging av ansatte ved UiB i henhold til fastsatte personalrutiner. Det er viktig at permisjon registreres i tidskonto i FS slik at studieretten forlenges tilsvarende. For ph.d.-kandidater som ikke er tilsatt ved UiB er det viktig at disse oversender dokumentasjon p氓 lovhjemlede permisjoner de har hatt. Studieretten skal da forlenges tilsvarende.

Det m氓 s酶kes om permisjoner som ikke er lovhjemlede, eksempelvis permisjoner for 氓 jobbe med relevant forskning, administrasjon og/eller undervisning. Innvilgede permisjoner gir rett til forlenging av studieretten.

Oppf酶lging av kandidater med utg氓tt finansiering

Ph.d.-kandidater som har g氓tt ut finansieringsperioden sin, men som fortsatt ikke har ferdigstilt sin doktorgradsavhandling b酶r f酶lges opp ved听at det听lages en plan for ferdigstillelse som ph.d.-kandidat og veileder gjensidig kan forplikte seg til.

Oppf酶lging av kandidater som 酶nsker oppf酶lgingssamtale
Ph.d.-kandidater som har bedt spesifikt om oppf酶lgingssamtale b酶r f氓 tilbud om dette innen rimelig tid etter innlevert fremdriftsrapport. Det er derfor viktig 氓 ta ut samlerapport med liste over hvilke kandidater dette gjelder ganske raskt etter endt fremdriftsrapportering.

听

听

听

Sp酶rreskjema og e-poster i for den aktuelle听fremdriftsrapporteringen听ligger som RTF-vedlegg nederst p氓 siden.