Bestille arbeidskontrakter under 6 m氓neder
Rutine for bestilling av arbeidskontrakter ved bruk av ToA-l酶sningen i DF脴 selvbetjeningsportal. Rutinen omfatter b氓de kontrakter med timel酶nn og m氓nedsl酶nn.
Main content
Ved UiB brukes ToA-l酶sningen til korte arbeidskontrakter med varighet 6 mnd eller mindre.听
听(Lederh氓ndboken). Disse skal ikke behandles i ToA-l酶sningen.听
Overordnet om rutinen听
- Ved UiB skal det som hovedregel brukes m氓nedsl酶nn ved midlertidige ansettelser.听Timel酶nn kan unntaksvis brukes i stedet for m氓nedsl酶nn dersom det er听usikkerhet knyttet til arbeidets omfang, og det er vanskelig 氓 beregne en stillingsst酶rrelse.听
听 - Arbeidstaker skal motta og akseptere arbeidskontrakt f酶r arbeidet p氓begynner. Kontrakten m氓 bestilles minst 3 uker f酶r arbeidet begynner.听
听 - Det er听ikke mulig 氓 bruke ToA-l酶sningen til 氓 bestille arbeidskontrakter til personer som allerede har en fast ansettelse eller et vikariat hos UiB. I slike tilfeller m氓 det opprettes personalmappe og arbeidsavtale i ePhorte, se registrering av ansettelser i SAP.
Prosess for time- og m氓nedskontrakt
听
Bestille kontrakt
Behovshaver kontrakt:
1. Bestill kontrakt s氓 snart arbeidsforholdets oppgaver, omfang, periode, hjemmel for midlertidighet, finansiell dekning og kontering, er avklart. Kontrakten bestilles i , velg Bestill kontrakt.听
2. Legg inn f酶lgende informasjon i bestillingen;
- Navn听
- E-post
- Mobilnummer med landkode听
- Nasjonalitet
- Start- og sluttdato for arbeidet
- Type kontrakt听(time- m氓ned- eller oppdragskontrakt)
- Merknadsfelt (Se mal for hvilke opplysninger som skal v忙re med听i )
3. Hvis du oppdager feil i innsendt bestilling, skal du umiddelbart ta kontakt med koordinator kontrakt, jf. rutinebeskrivelse.
Opprette kontrakt
Koordinator kontrakt:
1. Kontrollerer:
- Om arbeidstaker allerede finnes i SAP. Hvis ikke, m氓 personopplysningene registreres.
- At kontraktstype er korrekt valgt i henhold til de oppgaver beskrevet
- At kontering er fullstendig
- At n酶dvendige opplysninger er oppgitt
2. Se utfyllende informasjon om hvordan opprette kontrakt ()
3. Hvis bestillingen er OK, oppretter koordinator kontrakten
4. Hvis bestillingen ikke er OK, sendes den i retur til behovshaver kontrakt med begrunnelse i tr氓d med rutinebeskrivelsen.
5. Sender e-post til nye arbeidstakere med informasjon om signering og annen relevant informasjon.
Godkjenne kontrakt听
Kostnadsgodkjenner:
1. Kostnadsgodkjenner m氓 kontrollere f酶lgende:听
- At den som har bestilt arbeidskontrakten har bestillingsmyndighet for enheten听
- At konteringsopplysninger er korrekte听听
- At det er 酶konomisk dekning til ansettelsen听
2. Er kontrakten OK, godkjennes den.听
3. Er kontrakten ikke OK, returneres den.听
N氓r kontrakten er godkjent, sender DF脴 automatisk ut e-post til arbeidstakeren med lenke til elektronisk kontrakt.听
Signere kontrakt
Arbeidstaker:
1. Den som skal signere arbeidskontrakten mottar en e-post fra DF脴 med en lenke.
2. Dersom arbeidstaker f氓r problemer med 氓 signere kontrakten kan vedkommende kontakte post.toa@uib.no. Det er viktig 氓 opplyse om hvilket fakultet arbeidet gjelder for.听
Utbetale kontrakt
Koordinator kontrakt:
1. M氓nedskontrakter听
- L酶nn blir utbetalt m氓nedlig (den 12. i m氓neden) frem til sluttdato for kontrakten inntreffer. Den m氓nedlige utbetalingen er basert p氓 stillingsprosent og 氓rsl酶nn som er registrert p氓 kontrakten.听听
2. Timekontrakter
- For 氓 f氓 utbetalt l酶nn p氓 timekontrakt m氓 den ansatte sende inn timeliste. Arbeidstakeren f酶rer selv timer i 顿贵脴-补辫辫别苍 eller DF脴s Selvbetjeningsportal.
- Den ansatte mister tilgangen til selvbetjeningsportalen og DF脴 app ved sluttdato for kontrakt. Det er derfor viktig at timelistene sendes inn senest siste arbeidsdag.听
- Koordinator kontrakt mottar timelister i selvbetjeningsportalen og kontrollerer at timer er f酶rt i henhold til kontrakt og relevant regelverk.
- Arbeidstakers frist for innsending av timelister er siste dag i m氓neden. L酶nn utbetales den听12. i p氓f酶lgende m氓ned.
3. L酶nnslipp听
- L酶nnslipp blir tilgjengelig i og i DF脴-Selvbetjeningsportalen s氓 lenge personen har et aktivt ansettelsesforhold.听听听
Roller og ansvar听
- Oppdragstaker: Den vi bestiller kontrakten til
- Behovshaver kontrakt: Bestiller kontrakt听
- Koordinator kontrakt: Oppretter kontrakt听
- Kostnadsgodkjenner: Leder ved enheten med budsjettdisponeringsmyndighet som godkjenner kontrakten
Rutinebeskrivelse
Kontakt
E-post: post.toa@uib.no
