Saksbehandling for universitetsstyret
Main content
Innledning
Universitetsstyret er UiB sitt 酶verste organ og vedtak听i styret har stor betydning for virksomheten.听 Styresakene er ogs氓 viktige informasjonskilder for n氓tid og ettertid.听 Universitetsstyresakene skal derfor v忙re innholdsmessig gjennomarbeidet og ha en form som gir et enhetlig uttrykk.听 Det er mange som skriver saker for styret og uten felles mal for dette vil variasjonen i form og innhold bli stor.听 P氓 denne siden finnes felles rutiner听for skriving av saker for universitetsstyret, samt veiledningspunkter som skal bidra i arbeidet med 氓 skrive gode styresaker.听 Siden beskriver prosessen fram mot styrem酶tet og gir en oversikt over viktige tidsfrister underveis.听
Saksbehandlingsfrister 2025
| 惭酶迟别诲补迟辞 | Avdelingenes frist |
| 13. februar | 20. januar |
| 13. mars | 17. februar |
| 8. mai | 11. april (fredag) |
| 17. juni (tirsdag) | 26. mai |
| 28. august | 4. august |
| 11. september | 18. august |
| 30. oktober | 6. oktober |
| 27. november听 | 3. november |
Styresakens innhold
En styresak best氓r normalt kun av et forsidenotat og en saksframstilling.听 I tillegg listes andre vedlegg, som f.eks. 氓rsmeldinger opp i styresakens forside og det lenkes til siden vedlegget er publisert p氓.听
F酶r du skriver, husk:
- Styret skal ut fra sakens forside forst氓 hva de skal vedta og hvorfor.听 Hva er det de blir bedt om 氓 ta stilling til?
- Ha klart for deg m氓lgruppen for styresakene.听 Styresammensetningen er mangfoldig og erfaringsbakgrunn variert.听 Skriv s氓 alle forst氓r
- Styresakene skal ikke v忙re detaljertorienterte
- Fagavdelingene m氓 ta aktivt eierskap til innholdet i styresaken basert p氓 faglige premisser og f酶ringer fra universitetsledelsen
- Styresakene skal ta opp prinsipielle og overordnede tema og problemstillinger
- Bruk en kollega til 氓 se over saken med et kritisk blikk
.
Forsidenotat
- I tittelen p氓 saken skal det st氓 om det er "VEDTAKSSAK", "ORIENTERINGSSAK" eller "DR脴FTINGSSAK".
- Forsiden b酶r ikke overskride 茅n og en halv side , men kan v忙re p氓 inntil to (2)听sider听dersom det ikke skal skrives en utdypende saksframstilling
- B氓de saksbehandlers navn og avdelingsdirekt酶rs navn og tittel skal p氓f酶res forsidenotater
Type styresaker听
Vedtakssak鈥� - Styret ut酶ver myndighet, tar en beslutning og vedtar noe som m氓 f酶lges opp. De听vedtar et budsjett, en handlingsplan, gir en fullmakt, de godkjenner en avtale, de听tilsetter universitetsdirekt酶r, endrer organisasjonsstrukturen, oppretter eller听legger ned studieprogram mv.鈥�
Orienteringssak鈥� - Det inneb忙rer at styret blir gjort kjent med status p氓 et felt eller et p氓g氓ende听arbeid. Det kan inneb忙re en rapportering som styret har bedt om.听鈥�
Dr酶ftingssak鈥� -听Det inneb忙rer at styret blir forelagt en forel酶pig rapport, utkast til policy eller听problemstilling. Saken vil v忙re 氓pnere enn en vedtaks- eller orienteringssak. Den听legger opp til at styret gi innspill som skal bearbeides videre f酶r en ny eller听endelig versjon legges fram til endelig vedtak. Typisk sak vil v忙re听鈥媠ak om strategi for UiB eller utkast til styrets beretning.
Om avsnittet 芦Henvisning til bakgrunnsdokumenter禄
- Bakgrunnsdokumenter listes opp i kulepunkt.听 Vurder kritisk omfanget av bakgrunnsdokumenter.听 Typiske bakgrunnsdokumenter er saker styret har behandlet tidligere som del i en p氓g氓ende prosess.
- Andre styresaker refereres slik: [Styresak nr/氓氓] [komma] [tittel] eks: Styresak 5/19,
- Det skal lenkes til styresaken p氓 nett, se听styrets nettside听for 氓 finne lenken til styresaken
- Hyperlenken knyttes til bakgrunnsdokumentets tittel.
- Tidligere behandling i f.eks utdanningsutvalget og forskningsutvalget listes opp her p氓 samme m氓te kulepunktet over. Det skrives ikke inn under 芦saken gjelder禄.听
- Eventuell henvisning til eksterne rapporter p氓 nett, f.eks en stortingsmelding gjengis med听full听tittel og听lenke til nettsiden rapporten er publisert.听听
Om avsnittet "Saken gjelder"
- Styret skal ut fra sakens forsidenotat klart forst氓 hva de blir bedt om 氓 ta stilling til. 听Hva er hensikten med saken?
- Hva er de mest sentrale problemstillingene?听Sp酶rsm氓let styret inviteres til 氓 ta stilling til kan med fordel listes opp i kulepunkt
- G氓 rett p氓 sak
- For saker som legges fram til orientering skal forsidenotatet inneholde hovedpunktene i meldingen med oppsummering over de viktigste funnene.
- V忙r sv忙rt selektiv p氓 hvor mye av historien som gjengis og gjenfortelles
Vedlegg
- Forsidenotatet skal inneholde en komplett vedleggliste. Se under for mer om vedlegg
Om vedtaket
- Det f酶res kun vedtaksprotokoll fra m酶tet.听 Derfor:
- Vedtaket skal gjenspeile hva slags styresak som er til behandling.听
- Vedtaket skal v忙re tydelig formulert og i s氓 stor grad som mulig st氓 p氓 egne ben
- Det er styrets oppgave 氓 diskutere og dr酶fte saker de har til behandling.听听
- Vedtak i flere ledd skal nummereres
- Dersom styret b氓de skal ta noe til orientering og gi f酶ringer/bestilling el. lign for videre arbeid skal vedtakets ulike delene nummereres adskilt
Styret fatter to typer 芦vedtak禄
- Styret ut酶ver myndighet, tar en beslutning og vedtar noe som m氓 f酶lges opp. De vedtar et budsjett, en handlingsplan, gir en fullmakt, de godkjenner en avtale, de tilsetter universitetsdirekt酶r, endrer organisasjonsstrukturen, oppretter eller legger ned studieprogram mv.
- Styret tar en sak til orientering.听 Det inneb忙rer at styret blir gjort kjent med status i et arbeid eller p氓g氓ende prosess. 脜 ta til orientering og 氓 ta til etterretning betyr det samme, men 氓 ta til orientering er spr氓klig mer entydig.听 Styret tar alts氓 kun til orientering.听 Begrepet 芦tar til etterretning禄 skal ikke benyttes
- Styret "slutter seg ikke til", det vedtar eller tar til orientering
- Styret kan gi f酶ringer i enhver sak eller endre vedtak om det 酶nsker det.听 Universitetsdirekt酶ren vil alltid merke seg innspill, f酶ringer, bestillinger eller 芦merknader禄 i debatten.听 Det er likevel ikke n酶dvendig eller 酶nskelig med vedtakforslag av typen 芦med de merknader som kom fram i m酶tet禄.听 Det kan v忙re at denne formuleringen vil inng氓 i styrets endelige vedtak i en sak, men da som f酶lge av den konkrete debatten i styret.
Saksframstilling
- Saksframstillingen kan v忙re p氓 inntil fire听(4) sider
- Saksframstillingen skal inneholde den informasjonen styret trenger for 氓 kunne ta stilling til saken det har til behandling.听 Lengre meldinger, 氓rsrapporter mv. skal publiseres p氓 egen nettside som det lenkes til fra forsidenotatets vedleggsoversikt.听 Saksframstillingen听m氓 i slike tilfeller inneholde et sammendrag med de aller viktigste sp酶rsm氓lene fra vedlegget.
- Skriv kort og听presist.听听
- Saksframstillingen skal inneholde et avsnitt om "bakgrunn" og et avsnitt "universitetsdirekt酶rens kommentarer".听 Disse to avsnittene rammer inn saksframstillingen.
- Bruk gjerne underoverskrifter da det gj酶r framstillingen mer oversiktlig og bidrar til bedre disponering av stoffet
- Dersom det er behov for 氓 komme tilbake til styret i en senere sak skal disse oppf酶lgingspunktene listes opp under overskriften "辞辫辫蹿酶濒驳颈苍驳"听
- Saksframstillingen skal alltid dateres og 芦signeres禄 av saksbehandler med navn og avdelingsdirekt酶rs navn og tittel
- Ikke gjenta vedtaket. Det st氓r p氓 forsidenotatet
- Det kan kryssrefereres til andre styresaker i samme m酶te.听 Der det gj酶res skal teksten markeres i gult slik at sekretariatet enkelt finner disse og kan sette inn rett styresaksnummer.
- Feltene styre:styresak:m酶tedato mv. flettes automatisk. Ikke skriv i disse feltene
翱尘听惫别诲濒别驳驳
- Vedlegg er dokumenter som skal v忙re tilgjengelig for styret dersom det i st酶rre dybde 酶nsker 氓 sette seg inn sakens detaljer.听
- Vedlegg skal normalt publiseres p氓 styrets nettside og det skal lenkes til vedlegget fra forsidenotatet
- Unntak fra dette er:
- saker hvor styret vedtar forskrifter. Da legges forskriftsteksten ved som vedleggsfil til styresaken.
- vedlegg som er unntatt offentlighet听
- Forsidenotatet skal inneholde en komplett vedleggliste.听 Saksframstillingen er alltid f酶rste vedlegg.
Annet
- Styresaksmalen kan kun hentes fra Elements听n氓r du oppretter styresaken.
- Skrifttype er Arial 11
- Sidene skal v忙re paginerte
Teknisk veiledning for skriving av styresaker er utarbeidet av dokumentsenteret og finnes .
Prosess
Om prosessen fram mot styrem酶te
- Utsending til universitetsstyret听skjer torsdagen 茅n uke f酶r styrem酶tet. N氓r avdelingen leverer sitt utkast skal sakene skal v忙re gjennomarbeidet b氓de innholdsmessig, i form og v忙re korrekturlest.听
F酶lgende bidrar til gode prosesser og gode styresaker:
- at frister overholdes, se nedenfor
- at saken gjenspeiler universitetspolitiske og strategiske vurderinger
- at saken f酶lger opp tidligere vedtak og svarer听p氓 styrets forventinger og听芦signaler禄
- at saken er tilstrekkelig forankret i organisasjonen, som f.eks behandlet i r氓dgivende organer i god tid鈥�
- at det er foretatt avsjekk mot andre avdelinger og andre avdelingers styresaker n氓r det er relevant
- at rett mal er brukt. Feil skaper ofte forsinkelser
- at saken har klart spr氓k og er korrekturlest
F酶lg opp at din leder godkjenner din styresak i Elements innen fristen onsdag听15 dager f酶r styrem酶tet.
- Trenger du teknisk hjelp til Elements?听 Sp酶r kolleger eller Seksjon for dokumentasjonsforvaltning (83939)
- Vet du om saker som b酶r/skal styrebehandles, meld dem opp med kopi til Sekretariatet for universitetsledelsen
Frister
| Tidspunkt | Oppgave |
| Tirsdag听 -听 5 uker f酶r m酶tet听 | Dagsorden til styrem酶tet besluttes i avdelingsdirekt酶rm酶tet |
| 5 - 3 uker f酶r m酶tet | Avdelingene skriver saken. Avklaringer tas med universitersdirekt酶r ved behov |
| Mandag 3 uker f酶r m酶tet | Avdelingene leverer sitt utkast听 til sak i Elements |
| Fredag 3 uker f酶r m酶tet | Sakene sendes rektoratet |
| Tirsdag 2 uker f酶r m酶tet | En siste gjennomgang av sakene i avdelingsdirekt酶rm酶tet |
| Onsdag - 2 uker f酶r m酶tet | Avdelingsdirekt酶r godkjenner saken i Elements |
| Fredag - 2 uker f酶r m酶tet | Utsending til dekaner |
| Torsdag - 1 uke f酶r m酶tet | Utsending av m酶teinnkalling |
| Torsdag听听 听M酶te i universitetsstyret | 听 |
Fordeling av oppgaver mellom avdelingene og sekretariat
| Saksbehandlers og avdelingenes ansvar | Sekretariatets ansvar |
|
|
Har du sp酶rsm氓l om prosessen, ta kontakt med听Arne Ramslien.听
Behov for brukerst酶tte?
Skrive styresak i Elements -听
Trenger du brukerst酶tte ring 55 58 39 39 eller ta kontakt p氓听.
Sekretariatet
Dersom du har sp酶rsm氓l til saksbehandlingen eller saksbehandlingsprosessen, ta kontakt med听sekretaritet for Universitetsledelsen.
听
