Betalmeg for deg som skal bestille tilgang
Dersom en ekstern (gjest, student eller andre) skal motta refusjon fra UiB m氓 det bestilles tilgang til Betalmeg for vedkommende. Veiledning steg for steg finner du her.
Hovedinnhold
F酶r den eksterne (gjest, student eller andre) inviteres m氓 du s酶rge for at det er dekning for kostnadene. Kostnadene m氓 godkjennes av den som har ansvar for budsjettet (budsjettdisponeringsmyndighet/BDM) f酶r invitasjon sendes ut.聽Det kan v忙re ulik praksis p氓 hvem som skal bestille tilgang til Betalmeg, ved noen enheter er det administrasjonen som gj酶r dette.聽
Bestille tilgang til Betalmeg for eksterne
Denne informasjonen gjelder eksterne som utelukkende skal kreve kostnadsrefusjon. Dersom en gjest ogs氓 skal motta honorar, vil gjesten f氓 tilgang til Betalmeg n氓r oppdragskontrakten er signert i Tilsetting og arbeidskontrakt (ToA).
Alle kostnader m氓 avklares med budsjettansvarlig f酶r prosessen igangsettes. Gj酶r en vurdering om reisen er n酶dvendig eller kan l酶ses ved digital tilstedev忙relse.
UiB benytter 'Betalmeg', som er en selvbetjeningsl酶sning i DF脴 der eksterne kan sende inn reiseregninger og utgiftsrefusjoner.
Gj酶r f酶lgende vurderinger:
- Hvilke reisekostnader skal dekkes for gjesten?
- Dekkes b氓de reise og opphold?
- Dekkes m氓ltider? I s氓 fall foretrekkes 氓 registrere per diem i DF脴 framfor refusjon av kvittering.
- Er det satt et maksimum budsjett for reisekostnadene? Billigste alternativer og kollektiv transport b酶r benyttes om mulig.
Slik er prosessen:
- Enheten sender ut til gjesten. Informasjonsbrev er viktig for 氓 presisere den 酶konomiske rammen for refusjonen. Brevet skal legges ved refusjonskravet, slik聽n酶dvendig informasjon er tilgjengelig for korrekt behandling.
- Meld聽inn gjesten聽. (Ved noen enheter聽er det administrasjonen som gj酶r dette. Sjekk med din enhet聽hvis du er i tvil om praksis.)
- Sak i UiBhjelp blir opprettet med informasjonen fra skjemaet. Saken mottas av operat酶r p氓 Tjenestesenter for l酶nn, reise og frav忙r.
- Tjenestesenter for l酶nn, reise og frav忙r聽sender gjesten en e-post med skjema for innhenting av person- og bankopplysninger.
- Tjenestesenter for l酶nn, reise og frav忙r mottar utfylt skjema fra gjest, oppretter tilgang til portal for ikke-ansatte (Betalmeg) og sender e-post med veiledning til p氓logging og registrering av reiseregning.
NB: Trenger du 氓 endre informasjon gitt i skjemaet oppdaterer du saken i UiBhjelp p氓 vanlig m氓te. Ikke send inn et nytt skjema.
.
Bestille tilgang til Betalmeg for studenter i praksis
Denne informasjonen gjelder studenter som skal utplasseres i praksis som del av utdanningen.
Slik er prosessen:
Enheten utarbeider og legger ut tildelingsbrev i studentweb.聽Tildelingsbrev 鈥媠kal inneholde: emnekode鈥�, praksisperiode鈥�, praksissted鈥�, informasjon om utgifter som skal refunderes og sats/ramme鈥�, kontering (kostnadssted og delprosjektnummer).
Meld聽inn studenter f酶r praksis start. Alle studenter i samme kull som skal p氓 utplassering, skal meldes inn samtidig.
- Dersom du via studentweb har person- og bankopplysninger for studentene, skal du benytte .
- Dersom studenten ikke har registrert bankopplysninger i studentweb, skal du benytte聽.
Sak i UiBhjelp blir opprettet med informasjonen fra skjemaet. Saken mottas av operat酶r p氓 Tjenestesenter for l酶nn, reise og frav忙r.
Tjenestesenter for l酶nn, reise og frav忙r oppretter tilgang til portal for ikke-ansatte (Betalmeg).
Studenter mottar e-post fra DF脴 med informasjon om tilgang og bruk av Betalmeg. Studenter som allerede har tilgang, enten som ansatte eller som eksterne, vil motta e-post med informasjon om tilgang fra Tjenestesenter for l酶nn, reise og frav忙r.
NB:聽Trenger du 氓 endre informasjon gitt i skjemaet oppdaterer du saken i UiBhjelp p氓 vanlig m氓te.聽Ikke send inn et nytt skjema.
