´óÏó´«Ã½

• Drift av kontorarealerÌýÌýÌýÌý
• Nøkler /adgangskort /telefonÌýÌý
• E-postkonto / elektroniske tilganger / stabslisterÌýÌýÌý
• SpørsmÃ¥l knyttet til personalfeltet / sykemelding /ferie etcÌý Ìý

Administrasjonssjef: Charlotte Lillefjære-Tertnæs

• Post inngÃ¥ende / utgÃ¥endeÌýÌý
• Innkjøp rekvisita / møteservering / blomster / gaverÌý
• Innkjøp datautstyr / kontormøblerÌý
• Innkjøp hotell / reise for gjester

Irene Nesfossen

Studiekonsulenter:

Institutt for politikk og forvaltning:

• Thea Tufte og Vilde DybwikÌý (studierettleiar@gov.uib.no)

Insitutt for sammenliknende politikk:

• Kristen Steiner og Thea Tufte (studierettleiar@sampol.uib.no)

Sosiologisk Insitutt

• Tuva Ekeroth Slyngstad (studierettleiar@sos.uib.no)

Lektorprogrammet i sosiologi

• Marthe Kalleklev (m.kalleklev@uib.no)Ìý

Oppgaver

• Undervisnings- og timeplanlegging / rombooking
• Pensum
• Mitt UiB
• Oppfølging av seminar / seminarledere
• Studentsaker / veiledning*
• Masteroppgaver (innlevering)

*Utveksling / Internajonalisering - studieveiledning / Marthe Kalleklev

• Eksamenskommisjoner*
• Eksamensdatoer
• Kommisjoner
• Oppgavetekster
• Alle eksamensinnleveringer**
• Sensur / protokoll
• Begrunnelser / klagesakerÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌý

**Masteroppgaveinnlevering: Studiekonsulent

Institutt for politikk of forvaltningÌý ÌýÌý

• Thea Tufte
• Vilde Dybwik

Institutt for sammenliknende politikkÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌý

• Olga Mjelde
• Kristen Steiner

Sosiologisk institutt + Met102ÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌý

• Olga Mjelde

• Mobilitet forskere/studenter
• Mottak gjester/forskere
• Bestille UiB leilighet
• Nye samarbeidsavtaler
• Søknadsstøtte internasjonale utdanningsprogram

Marthe Kalleklev

FORSKERUTDANNING

• Opplæringsdelen, godkjenning/innpassing
• ¶Ù¾±²õ±è³Ü³Ù²¹²õ±ð°ùÌý

Olga Mjelde

• Cristin, superbrukereÌýÌýÌýÌý

Cathrine Bustad Jensen

Ìý

• Undervisnings/studentrelaterte saker pÃ¥ instituttnettsider
• Nyhetssaker, kalenderoppslag, sosiale medier
• Cristin (superbrukere)

Cathrine Bustad Jensen/Kristen Steiner/Tuva Ekeroth Slyngstad/Thea Tufte

• Informasjon utlysninger / frister eksternfinansiert prosjektÌý
• Søknad nye prosjekter – informasjon til stabene
• Søknad prosjekt - budsjettering / søknadsstøtteÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌýÌý
• Oppstart nytt eksternfinansiert prosjekt
• Budsjettering / økonomistyring / rapportering porteføljeÌýÌýÌý

HÃ¥kon Solheim, Fredrik Espedal

• Budsjett / økonomistyring / rapportering instituttøkonomi
• Reiseforskudd / honorar / faktura / skattekortÌý
• Ansettelser og kontrakterÌýÌý

Håkon Solheim (budsjett/økonomistyring for SAMPOL og ADMORG)

Hege Elin Hjertås (budsjett/økonomistyring for SOSIOLOGI)

Irene Nesfossen (bestillinger, alle institutt)

Administrasjonssjef: Charlotte Lillefjære-Tertnæs

Hvorfor bruke innkjøpssystem?
Hovedregelen er altsÃ¥ at alle anskaffelser, uansett verdi, skal baseres pÃ¥ konkurranse, likebehandling av leverandører, etterprøvbarhet og i samsvar med god forretningsskikk. UiBs elektronisk innkjøpssystem skal benyttes ved anskaffelser.Ìý

• For mer informasjon – se https://innkjop.uib.no

Den enkelte ansatte sender en behovsmelding tilÌýbestilling.chrgt@uib.noÌýved behov for kjøp av varer/tjenester viaÌýbelønningsmidler/ driftsmidler/ prosjektmidler.Ìý

Reiser
UiB har avtale med Berg-Hansen, som dekker kjøp av flyreiser, hotell, leiebil og tog (VY), visumtjenester og tilrettelegging for gruppereiser.ÌýTjenestereiser skal bestilles via Berg-Hansen av den enkelte ansatte.Ìý.Ìý

Eksterne gjester skal i utgangspunktet bestille sin egen reise og fÃ¥ denne refundert via reiseregning (de er heller ikke bundet til bestilling via Berg-Hasen). Ved spesielle tilfeller, der det er grunner som vanskeliggjør at den tilreisende kan bestille reisen selv, kan hotell og reise bestilles for eksterne gjester. Ta kontakt i sÃ¥fall kontakt medÌýbestillerÌýpÃ¥ bestilling.chrgt@uib.no.Ìý

Rekvisita og grafiske tjenester (Trykk, print og design)
Alle typer rekvisita skal bestilles av person med bestillingsfunksjon.Ìý

Grafiske oppgaver utføres som hovedregel gjennom rammeavtaler med eksterne grafikere og byrÃ¥er, som er godt kjent med UiBs grafiske profil og retningslinjer. UiB har inngÃ¥tt en avtale medÌýSkipnes ASÌýknyttet til web-basert bestilling av doktoravhandlinger og visittkort. Mer informasjon om .

Trykking og publisering av PhD avhandling
Avhandlingen skal gjøres offentlig tilgjengelig i forkant av disputasen, og for publikum som deltar pÃ¥ disputasen. Normalt sett skjer dette ved at trykte eksemplarer blir tilgjengeliggjort.ÌýAvhandlingsportalen tilbyr en rekke tjenester for din ph.d.-avhandling.ÌýPÃ¥ finner du ogsÃ¥ mal for avhandling, informasjon om bilder og grafikk, samt informasjon om rettigheter.

µþø°ì±ð°ù
Skal i utgangspunktet kjøpes pÃ¥ Akademika som er UiBs leverandør. Fortrinnsvis gjennom bestillingssystemet, frakt tilkommer. µþø°ì±ð°ù som ikke kan skaffes pÃ¥ Akademika, kan kjøpes pÃ¥ Amazon av den enkelte. µþø°ì±ð°ù kjøpt pÃ¥ reise kan føres som vedlegg pÃ¥ reiseregning.

Utstyr og software
Universitetet i Bergen har bindende rammeavtaler for kjøp av datautstyr. Alle innkjøp av teknisk utstyr skal gå gjennom en med bestillerfunksjon:

• Bærbare og stasjonære PC-er og Mac
• Mobilteleoner/BrevbÃ¥nd (bestilles gjennom IT-avdelingen)
• Ipda og andre nettbrett
• Annet teknisk utstyr og software lisenser

Se UIB

Møteservering ogÌýRestaurantbooking
Ved behov for møteservering/seminarservering på instituttene bestiller vi dette til deg.

ReservasjonÌýavÌýbord til lunch- og middagsarrangementer gjøres av den enkelte ansatte. Person med bestillingsfunksjon sørger for at regning blir sendt fra spisestedet.Ìý
Ìý

³§±è°ùÃ¥°ì±¹²¹²õ°ì
Det vises til uklarheter i forhold til bruk av eksisterende rammeavtale for språktjenester for dekning av behov til deres vitenskapelige ansatte i forbindelse med vitenskapelige publikasjoner.

Flere gode faglige grunner nevnes for at eksisterende avtale ikke dekker det faktiske behov og det er derfor åpent for å kjøpe tjenesten hos andre. Vil minne om at den enkelte da må forholde seg til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og sikre at disse forespørslene gjennomføres etter gjeldende lover.

UiB har avtale medÌýSemantix Translations Norway AS.ÌýAvtalen dekker oversettelse og sprÃ¥kvask av dokumenter og tekst av innhold med ulik terminologi innenfor administrasjon, undervisning og vitenskap. Ta kontakt med bestiller ved spørsmÃ¥l eller for informasjon om rutine for bestilling.

Varer og tjenester man ikke er fornøyd med
Vi er pålagt å bruke UiBs rammeavtaler, og disse evalueres og reforhandles jevnlig. Det er derfor svært viktig at eventuell misnøye med kvaliteten (spesifikasjon av mangler) på varer og tjenester fra UiBs leverandører kanaliseres tilbake til Innkjøp, via administrasjonssjef.

Kontaktpunkt
Denne oversikten er ikke fullstendig. For spørsmål rundt andre varer og tjenester som ikke er nevnt - ta kontakt med bestiller for avklaring og informasjon.

NB: For innkjøp over 100.000 kr er krav til korrekt prosess mer omfattende, og administrasjonssjef skal være involvert.