Internkontroll
Internkontroll handler om styring. God internkontroll er en n酶dvendig forutsetning for at Universitetet i Bergen skal sikre kvalitet og effektivitet i alt vi driver med.
Hovedinnhold
Internkontroll er systematiske aktiviteter som sikrer at universitetet ivaretar m氓loppn氓else innenfor:听
- overholdelse av lover og regler听
- m氓lrettet og effektiv drift听
- p氓litelig rapportering og forvaltning听
- gjennomf酶ring av vedtak og tiltak听
Ansvar
Universitetsdirekt酶ren har det overordnede ansvaret for internkontroll ved UiB.鈥疉nsvaret er videredelegert til linjelederne ved grunnenhetene (fakultetene, avdelingene og instituttene/sentrene (Dette har benevningen 1. linje).鈥�
听
De fellesadministrative avdelingene har i tillegg ansvar for 氓 r氓dgi, st酶tte og p氓se internkontrollen innenfor sine fagomr氓der/hovedprosesser (Dette har benevningen 2. linje).鈥�
Universitetsdirekt酶ren har oppnevnt et internkontroll-team som st酶tter opp om det praktiske arbeidet rundt internkontroll.听
Helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring)
UiB arbeider for en mer helhetlig og systematisk tiln忙rming til gjennomf酶ring av internkontrollaktivitetene.听听听
Det er utarbeidet rammer for internkontrollarbeidet ved UiB som inkluderer et 脜谤蝉丑箩耻濒 for internkontroll som gir et grunnlag for aktiviteter.鈥�
脜谤蝉丑箩耻濒
脜谤蝉丑箩耻濒et omfatter aktiviteter for foreg氓ende, innev忙rende og kommende 氓r.
Oktober, november, desember 2024
- Gjennomgang for 氓 f氓 oversikt over gjennomf酶rte og planlagte aktiviteter i innev忙rende 氓r.
Linjeledelsen ved enhetene (1. linjen) foretar en overordnet gjennomgang av internkontrollaktivitetene som er gjennomf酶rt i innev忙rende 氓r. - Plan og prioriteringer for kommende 氓r.
Internkontontroll-teamet (2. linjen) utarbeider innspill til universitetsdirekt酶ren for prioriteringer som danner grunnlag til helhetlig internkontroll kommende 氓r. - Samlet og koordinert informasjon om internkontrollaktiviteter for kommende 氓r.
Universitetsdirekt酶ren utarbeider Brev om 氓rlige internkontrollaktiviteter og rapportering som skal gjennomf酶res neste 氓r. Brevet 芦Internkontroll ved UiB 鈥� 脜rlige aktiviteter og rapportering禄 (saksnr 2020/12742) sendes tjenestevei til enhetene, som fordeler til underliggende enheter (1. linjen).听
Januar, februar, mars 2025
Januar
Lokal 氓rsrapportering for foreg氓ende 氓r听
Linjeledelsen鈥痸ed alle enhetene (1. linjen) gjennomf酶rer n酶dvendig 氓rsrapportering for det foreg氓ende 氓ret i tr氓d med universitetsdirekt酶rens Brev 芦Internkontroll ved UiB 鈥� 脜rlige aktiviteter og rapportering禄 (saksnr 2020/12742).听听
脜rsrapportering for 2024 er innen f酶lgende internkontrollomr氓der:听
- HMS鈥�, inkl. ytre milj酶arbeid鈥�
- 鈥�
(klikk p氓 lenkene for detaljer rundt rutine for 氓rsrapportering og oppf酶lging innenfor hvert internkontrollomr氓de)听
Lokale oppstartsaktiviteter og plan for gjennomf酶ring av helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring) for innev忙rende 氓r.
Ledelsen鈥痸ed fakultet/avdeling (1. linjen)听 basert p氓 氓rsrapportering, strategi, tildelingsbrev, og annet. Dette for 氓 sikre forst氓else for aktuelle risikoer og prioriteringer.
听
Ledelsen鈥痸ed fakultet/avdeling (1. linjen) beslutter satsningsomr氓det/risikopunkt for 氓ret, og utarbeider tiltak og oppf酶lgingspunkter/plan.听
Februar og mars
Arbeid med 氓rsrapportering foreg氓ende 氓r.
Fakultet/Universitetsmuseet/Universitetsbiblioteket (1. linjen) utarbeider en samlet rapport som inkluderer status og vurdering for hvert internkontrollomr氓de, basert p氓 underliggende enheters rapporter. Resultater, utfordringer og forbedringsomr氓der trekkes frem. Rapporten utarbeides sammen med relevante akt酶rer (f.eks. hovedverneombud, ol.), behandles i de respektive styrer og oversendes universitetsdirekt酶ren (via UiBs arkiv: saksnr. 2024/16141 for HMS, ytre milj酶, sikring av bygg og verdier og 2025/559 for Informasjonssikerhet og personvern).听
Plan og tiltak innev忙rende 氓r.听
Alle enhetene (1. linje) jobber med 氓 konkretisere鈥痵atsningsomr氓det/risikopunkt, utarbeider tiltak og oppf酶lgingspunkter/plan.听
Fakultet/Universitetsmuseet/Universitetsbiblioteket (1. linje) Utforming av planer, tiltak og risikovurderinger, samt rapportering p氓 Helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring) gjennomf酶res p氓 fakultets/avdelingsniv氓 i prosjektportalen (). Hvert fakultet/avdeling har et eget tilgjengelig omr氓de her.听
Fellesadministrasjon (1. linje) Utforming av planer, tiltak og risikovurderinger, samt rapportering p氓 Helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring) til universitetsdirekt酶ren gjennomf酶res p氓 avdelingsniv氓 i prosjektportalen (). Hver avdeling har et eget tilgjengelig omr氓de her.听
April, mai, juni 2025
Universitetsstyrets behandling for foreg氓ende 氓r.听
Universitetsdirekt酶ren utarbeider UiB-氓rsrapporter for hvert internkontrollomr氓de. Disse behandles i relevante fora, som arbeidsmilj酶utvalget, og deretter i universitetsstyret.
Ledelsenes gjennomgang for foreg氓ende 氓r听
Universitetsdirekt酶ren gjennomf酶rer en felles "Ledelsens gjennomgang" 鈥� et 氓rlig m酶te for internkontrollomr氓dene per fakultet/Universitetsmuseet/Universitetsbiblioteket/Fellesadministrasjonen.
Gjennomf酶ring av tiltak for innev忙rende 氓r.听
Alle enhetene (1. linje) jobber med oppf酶lging av plan og tiltak.听
August, september 2025
P氓minnelse til alle enheter om helhetlig internkontroll
Universitetsdirekt酶ren gir lederne ved fakultet/avdeling en p氓minnelse om gjennomf酶ring av helhetlig interkontroll ved UiB.听
听
Gjennomf酶ring av tiltak for innev忙rende 氓r.听
Alle enhetene (1. linje) jobber med oppf酶lging av plan og tiltak.鈥�
听
Fellesadministrasjon (2. linje) Oppdatering av tiltak og risikovurderinger, samt rapportering p氓 Helhetlig internkontroll (virksomhetsstyring) til universitetsdirekt酶ren gjennomf酶res p氓 avdelingsniv氓 i prosjektportalen ().
Grunnleggende forutsetninger听
F酶lgende grunnleggende forutsetninger m氓 v忙re til stede for 氓 sikre god internkontroll:
- Ledelsesforankring: Vilje og evne fra ledelsen til 氓 formidle forventning videre i linjen om at internkontrollaktiviteter skal gjennomf酶res. Dette vil igjen bidra til vilje og evne i organisasjonen til 氓 gjennomf酶re internkontroll som en del av virksomhetens aktiviteter.
- Felles forst氓else i organisasjonen for hva arbeidet med internkontroll inneb忙rer: En slik forst氓else vil kunne skapes gjennom tydelige styringssignaler og ogs氓 gjennom god tilrettelegging som for eksempel oppl忙ring og tilgjengeliggj酶ring av veiledninger og n酶dvendig verkt酶y. Et grunnleggende prinsipp er forst氓else for rolle og ansvar og tydelig beskrivelse av internkontrollansvaret innenfor den enkelte prosess/omr氓de.
听